Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z najważniejszych procesów zarządzanych przez sekretariat. Dowiedz się, jak sprawnie i efektywnie zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów.
- Elektroniczny obieg dokumentów - zalety
- Elektroniczny obieg dokumentów - etapy
- Obieg dokumentów utworzonych w firmie
- Obieg korespondencji
- Rola asystentki w elektronicznym obiegu dokumentów
- Tworzenie dokumentów
- Weryfikacja poprawności dokumentów
- Przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za realizację zadań
- Tworzenie, edycja i czuwanie nad poprawnością wpisów do Elektronicznej książki korespondencji
- Przygotowanie odpowiedzi na korespondencję zewnętrzną
- Wysyłka korespondencji
- Na co zwrócić uwagę, podczas wyboru rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów?
Cyfrowy obieg dokumentów umożliwia:
- Przechowywanie elektronicznych wersji dokumentów w zdalnej bazie danych.
- Nadawanie dostępów do elektronicznej wersji dokumentu wprowadzonego do bazy danych firmy.
- Tworzenie czytelnych wpisów z możliwością edycji i zachowaną historią zmian.
- Dostęp do dokumentów spoza siedziby firmy.
- Szybki i łatwy dostęp do dokumentu wielu użytkownikom jednocześnie.
W zależności od nadanych użytkownikowi uprawnień może on: przeglądać, edytować, archiwizować lub usuwać dokumenty. Zdalna baza danych współdzielona przez użytkowników systemu umożliwia określonym użytkownikom dostęp do zawsze aktualnej wersji dokumentu wraz z zachowaną historią zmian.
W obiegu dokumentów wyróżnić możemy kilka etapów.
- Tworzenie dokumentu
- Weryfikacja poprawności dokumentu
- Przekazanie dokumentu do procesowania
- Zatwierdzenie dokumentu
- Archiwizacja dokumentu.
- Odbiór korespondencji
- Utworzenie wpisu w Książce Korespondencji
- Dekretacja korespondencji
- Uruchomienie odpowiednich procesów działań w związku z potrzymaną korespondencją
- Odpowiedź na korespondencję, o ile ta jej wymaga
- Archiwizacja korespondencji.
Zarządzanie obiegiem dokumentów wewnętrznych firmy oraz zarządzanie korespondencją zewnętrzną i wewnętrzną należą do obowiązków sekretarki/ asystentki. W całym procesie asystentka realizuje różne zadania w zależności od zakresu kompetencji i podziału obowiązków w danej instytucji.
Tworzenie dokumentów - w zależności od specyfiki firmy - należy do obowiązków biura/ sekretariatu. Asystentki, nawet jeśli nie tworzą dokumentacji samodzielnie, często należą do zespołu, który odpowiada za przygotowanie danego dokumentu. Współpracują z różnymi działami firmy.
Dokumenty, które powstały poza sekretariatem firmy, podlegają weryfikacji przez asystentkę. Wszystkie wygenerowane przez firmę dokumenty powinny być zgodne z ogólnie przyjętym szablonem dokumentacji. Dodatkowo sprawdzenia wymagają także wszystkie podane w dokumencie dane oraz zapisy.
Cyfrowy obieg dokumentów w firmie ułatwia przekazywanie dokumentów do osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych procesów.
Elektroniczny dziennik korespondencji ma przewagę nad dziennikiem papierowym. Wybór elektronicznej książki korespondencji online zapewnia:
- zawsze czytelne wpisy
- możliwość edycji wpisu
- historię modyfikacji
- dołączanie załączników do wpisów
- bezpośrednią dekretację pism
- przechowywanie danych zabezpieczonych przed nieuprawnionym dostępem
- dostęp do dawnych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.
Asystentka odpowiada za przygotowania odpowiedzi na otrzymaną korespondencję, o ile taka odpowiedź jest wymagana.
Wysyłka korespondencji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej leży po stronie sekretariatu.
Warto ustalić sposób przygotowania korespondencji do wysyłki, np. wzór drukowanych na kopertach etykiet.
- Bezpieczeństwo firmowych danych.
- Możliwości nadawania/ ograniczania uprawnień do wpisów/ dokumentów.
- Możliwość dołączania załączników do wpisów.
- Widoczność historii zmian w dokumentach.
Elektroniczny obieg dokumentów może znacznie przyśpieszyć pracę w Twojej firmie - usprawni ją.
Efektywnie działający sekretariat to podstawa sprawnie działającej firmy i instytucji!