Prowadzenie sekretariatu online

aleSekretariat to darmowa książka korespondencji online i dekretacja korespondencji w przeglądarce — czyli wszystko to, co kocha Krystyna, tylko bez segregatorów. Zarządzaj kalendarzem firmy, rejestrem umów, faktur zakupowych, projektami, ofertami i generowaniem i archiwizacją dokumentów, bez konieczności szukania zaginionej teczki z 2017. Działa na komputerze, tablecie i smartfonie. Darmowy pakiet? Jest. Płatny na próbę? Też jest. Petent z reklamacją? To już nie nasza działka.

Darmowy pakiet - nie trzeba pieczątki Płatne pakiety - prawie jak w SPA
  • widget-img
  • widget-img
dashboard image

Sekretariat online - bo nawet bohaterka korzysta z aplikacji!

Elektroniczna książka korespondencji

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Rejestruj korespondencję otrzymaną i wysłaną, skanuj załączniki (te zszyte jak praca magisterska też) i dekretuj korespondencję online. To wszystko w osiem godzin – z niejedną przerwą na kawę i ciasto.

Czytaj więcej

Organizacja pracy biura

Kontroluj listę zadań do wykonania i zarządzaj kalendarzem biura. Już nic (ani nikt) nie wejdzie Ci w grafik. Korzystaj z przypomnień o zaplanowanych terminach - nie tylko tych "na wczoraj". Prowadź ewidencję faktur zakupowych, dokumentów, telefonów. Obsługuj oferty i zamówienia.

Czytaj więcej

Obsługa elektronicznej książki korespondencji online

Rejestruj korespondencję przychodzącą i wychodzącą w elektronicznym dzienniku online – bez skreśleń i bez korektora. Twórz czytelne wpisy z możliwością edycji, skanuj załączniki do pism, a jeśli trzeba – drukuj książkę nadawczą i bądź gotowa na każdą kontrolę. Nawet tę zapowiedzianą pięć minut wcześniej.

  • Elektroniczny obieg korespondencji

    Dekretacja pism? Prosto, szybko i bez biegania z teczką. Cała korespondencja jest przechowywana i udostępniana zgodnie z zasadami cyberbezpieczeństwa i RODO – czyli tak, żeby spać spokojnie nawet w trakcie audytu.

  • Łatwa obsługa korespondencji

    Dokumenty zawsze pod ręką – na komputerze i na urządzeniach mobilnych. Przepływ informacji o piśmie i kontrahencie kontrolujesz online, bez mailowych tasiemców i wiecznego „kto to miał przekazać dalej?”.

feature-image feature-image
feature-image feature-image

Organizacja pracy firmy online

Zarządzaj kalendarzem niczym królowa logistyki. Twórz zadania i przypomnienia, zanim ktoś inny Ci je przydzieli. Ogarniaj projekty, wnioski urlopowe i delegacje – bez żółtych karteczek. Organizuj pracę swoją i całego zespołu, nie wychodząc z aplikacji (ani z siebie).

  • Przypomnienia i terminy

    Prowadź firmowy kalendarz, twórz zadania i monitoruj ich realizację – bez zgadywania, kto zapomniał, a kto tylko udaje, że pamięta.

  • Wsparcie kadrowe

    Nie powiemy Ci, czy hotel w Białymstoku to służbowy wyjazd, ale z nami online obsłużysz wnioski urlopowe i rozliczysz delegacje pracownicze.

Firmowa administracja online

Kompleksowo i online zarządzaj dokumentacją firmy. Archiwizuj pisma. Twórz i obsługuj zamówienia i oferty. Obsługuj płatności. Nadzoruj firmową flotę. Korzystaj z gotowych szablonów dokumentów lub twórz własne. Generuj pisma w kilka chwil – wystarczy uzupełnić pola zmienne, a aplikacja sama wygeneruje potrzebne pismo. Koniec z przepisywaniem trzydziestu paragrafów umowy jak średniowieczny skryba.

  • Dokumenty i rozliczenia

    Twórz, wysyłaj i procesuj oferty i zamówienia. Kontroluj i rozliczaj płatności. Masz permanentny makijaż? Dołożymy do niego permanentny porządek.

  • Flota firmowa

    Pilnuj ważności przeglądów i stanu technicznego aut firmowych. Rozliczaj kilometrówkę Ty monitorujesz, oni jeżdżą.

feature-image feature-image

Internetowe rozwiązanie dla małych i dużych sekretariatów

W aleSekretariat pracują urzędy, szkoły, kancelarie, firmy prywatne, stowarzyszenia i fundacje. Krótko mówiąc – wszyscy, którzy wiedzą, że sekretariat to centrum wszechświata.

Książka korespondencji

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji. Wszystko w jednym miejscu, bez ryzyka, że wpadnie za szafę.

Obieg dokumentów

Dekretuj i archiwizuj dokumenty online. Koniec z pielgrzymkami papierów między pokojami - to nie Jasna Góra.

Urlopy i delegacje

Obsługuj wnioski urlopowe i delegacje. Wszystko online i pod kontrolą, bo ktoś musi wiedzieć, kto naprawdę jest w biurze.

Oferty i zamówienia

Twórz oferty i rozliczaj zamówienia tak łatwo, że aż będziesz żałować, że nie możesz robić tego po godzinach.

Książka korespondencji online

Prowadź elektroniczny dziennik korespondencji online - w przeglądarce.
Zapisuj informacje dotyczące firmowej korespondencji przychodzącej,wychodzącej i tej wiecznie zaginionej.

Zaloguj się przez przeglądarkę i korzystaj z takich narzędzi jak:

  • rejestr korespondencji wychodzącej - żadne pismo nie utknie już w drodze do skrzynki
  • rejestr korespondencji przychodzącej - koniec z notatkami „listonosz był – nie zastał"
  • czytelne wpisy z możliwością edycji- literówki zdarzają się nawet najlepszym – tak, Krystyno, Tobie też
  • elektroniczna dekretacja korespondencji - bez stacji, postojów i biurowej drogi krzyżowej
  • dostęp do dokumentów z urządzeń mobilnych - możesz sprawdzić pismo nawet w kantynie, w kolejce po sernik
  • łatwe i szybkie wyszukiwanie pism - zamiast przekopywać segregatory, znajdziesz dokument w sekundę
  • dodawanie uwag i załączników do pism - lepiej dopisać komentarz niż dzwonić i pytać „o co chodziło?”
  • baza danych kontrahentów i pism - koniec z karteczkami przyklejonymi do monitora
  • zgody kontrahentów - wszystko w jednym miejscu – nie trzeba już szukać w teczkach, szufladach i segregatorach z lat 90.

Elektroniczny obieg korespondencji

  • Przechowuj i udostępniaj dokumenty w wersji elektronicznej - najgrubszy segregator tego nie udźwignie
  • Twórz własne szablony dokumentów lub korzystaj z gotowych - wystarczy, że uzupełnisz odpowiednie pola i gotowe! Pisma i umowy wygenerujesz szybciej, niż znajdziesz wzór w starej teczce
  • Redukuj koszty obsługi korespondencji papierowej - więcej w budżecie na kawę i ciastka do sekretariatu
  • Weryfikuj i kontroluj dostęp do dokumentów - niech czyta ten, kto powinien, a nie ciekawski z pokoju obok
  • Archiwizuj i przechowuj dokumenty w zabezpieczonej bazie danych - bez ryzyka, że skończą w piwnicy w kartonach po tonerach

Organizacja pracy biura

  • Twórz przypomnienia o ważnych sprawach - karteczki na monitorze mają ograniczoną powierzchnię
  • Zarządzaj rejestrami, m.in. sprzętu i umów - wreszcie wiadomo, kto zgarnął dziurkacz i kiedy kończy się leasing drukarki
  • Kontroluj realizację projektów - żeby szef nie musiał pytać co tydzień „a jak tam?”
  • Prowadź kalendarz i kontroluj terminy - koniec z gubieniem spotkań w codziennym maratonie spraw do załatwienia
  • Notuj ważne wydarzenia, telefony, wiadomości, e-maile - bo nawet najlepsza sekretarka nie ma pamięci twardego dysku
  • Obsługuj masowy mailing i inne działania CRM - jednym kliknięciem, a nie godzinami kopiuj - wklej

Wsparcie sprzedaży

  • Obsługuj oferty wychodzące i przychodzące - bez przeklikiwania się przez milion zakładek i plików
  • Generuj oferty jedno- lub wielowariantowe z sumą pozycji lub bez sumowania - warianty w systemie, a nie w pięciu plikach o nazwie „oferta_ostateczna_final2”
  • Udostępniaj oferty online z możliwością ich akceptacji i/ lub opłacenia - klient zaakceptuje i zapłaci szybciej, niż zdąży wydrukować mail
  • Obsługuj płatności - koniec z chaosem, pieniądze widać czarno na białym
  • Obsługuj zamówienia - bez bieganiny między biurkiem, drukarką a księgową

Wsparcie kadrowe

  • Obsługuj wnioski urlopowe - wolnego nie przybywa, więc oszczędzaj czas i wniosku ogarniaj online
  • Rozliczaj delegacje - koniec z liczeniem diety na kalkulatorze
  • Zarządzaj firmową flotą - kontroluj, kto jeździ którym autem i dlaczego znów brakuje paliwa
  • Rozliczaj kilometrówkę - koniec z „na oko” – system policzy wszystko za Ciebie

Wybierz swojego aystenta AI

Pisanie e-maili, tworzenie raportów, dokumentów, zarządzanie korespondencją, zamówieniami, ofertami... i walka o codzienny spokój ducha w wyczerpującej biurowej rzeczywistości. Możesz robić to sam, a możesz z asystentem AI. Jak różne sekretarki i sekretarze, taki różni są asystenci AI. Wybierz swojego!

testimonial quote

Bożenka z AI

Ktoś ma Bożenkę z HR, Ty możesz mieć Bożenkę z AI. Ogarnie elektroniczną książkę korespondencji, delegacje i wnioski urlopowe o każdej porze dnia i nocy. Jest merytoryczna i... zabawna. Idealna, gdy trzeba rozładować stres i jednocześnie dostać praktyczne wsparcie.

Bożenka z AI
Asystent AI, który sypie sucharami
testimonial quote

Aysystent Lori AI

Asystent Lori AI odpowiada w neutralnym tonie. Zawsze merytorycznie i profesjonalnie. Jasno tłumaczy, pomaga szybko i konkretnie. Unika zbędnych słów. Celem Lori AI jest czysta efektywność.

Lori AI
Neutralny i merytoryczny asystent AI
testimonial quote

Pani Grażyna AI

Asystent AI o twarzy doświadczonej, konkretnej i zawsze na „Pan/Pani” Pani Grażyny. Trzyma w ryzach Twoje dokumenty, rozrachunki i terminy. Wesprze profesjonalnie, czasem westchnie, że „kiedyś było lepiej”.

Pani Grażyna AI
Asystent AI w sztywnej garsonce
testimonial quote

Mati AI

Asystent Mati AI doradzi w kwestii związanych z prowadzeniem sekretariatu oraz przypomni, żebyś zrobił sobie przerwę na self-care. Świadczy wsparcie techniczne i emocjonalne w jednym.

Asystent Mati AI
Luzacki, inkluzywny, queerowy vibe

Blog

Prowadzenie biura, kadry, administracja i praca asystentki - bądź na bieżąco

article
 

RODO w sekretariacie – co naprawdę musisz robić?

RODO w sekretariacie to przede wszystkim ochrona danych osobowych w codziennej pracy – dokumentów, korespondencji i informacji o pracownikach, klientach oraz kontrahentach. W praktyce oznacza to m.in. ograniczenie dostępu do danych, bezpieczne przechowywanie dokumentów oraz niedopuszczanie do ujawnienia ich osobom nieuprawnionym. Sekretariat nie odpowiada za tworzenie polityki RODO ani interpretację przepisów, ale ma realny wpływ na to, czy dane osobowe są przetwarzane zgodnie z zasadami.

 
article
 

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe? Prosta tabela terminów

Dokumenty firmowe należy przechowywać przez określony czas – najczęściej 5, 10 lub nawet 50 lat – w zależności od ich rodzaju. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów podatkowych, księgowych i prawa pracy. Wprowadzenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) od 2026 roku zmieni sposób przechowywania faktur, ale nie zwalnia firm z archiwizowania pozostałej dokumentacji. Poniżej znajdziesz prostą tabelę terminów, aktualne zasady oraz wyjaśnienie, co realnie zmieni KSeF.

 
article
 

Automatyzacja w sekretariacie – jak nowoczesne biuro działa szybciej, dokładniej i bez chaosu

Automatyzacja w sekretariacie to wykorzystanie systemów informatycznych do usprawnienia codziennych procesów, m.in.: obiegu dokumentów, dekretacji pism, przypomnień o terminach, obsługi kontrahentów i rozliczeń. Efekt? Mniej ręcznego klikania, mniej błędów, lepsza kontrola nad informacją. Bez obaw! Technologia nie zastępuje ludzi — wyręcza ich w zadaniach powtarzalnych, takich jak: przepisywanie danych, szukanie „ostatecznej wersji” wzoru umowy oraz pilnowanie, kto miał wysłać załącznik. To sekretariat 2.0. Działa jak zespół świetnie zorganizowanych asystentów, tylko bez poślizgów i zapominania.